Kassenbuch-Vorlagen: Eine nützliche Hilfe bei der Buchhaltung

Das Kassenbuch ist eines der wichtigsten Nebenbücher der unternehmerischen Buchführung. In Form eines einfachen Dokuments, oft einer Excel-Tabelle, werden im Kassenbuch die Barzahlungen eines Unternehmens festgehalten. Denn steht am Ende des Geschäftsjahrs der Jahresabschluss an, legt man dem Finanzamt nicht nur alle Transaktionen via Lastschrift, Überweisung, EC- oder Kreditkartenzahlungen vor, sondern auch eine Aufstellung aller Bargeld-Transaktionen.

Damit diese Aufstellung lückenlos gelingt, führt man ein Kassenbuch. Dabei sind entsprechende Vordrucke eine große Hilfe. Die Vorteile eines digitalen Kassenbuchs in Form einer Excel-Tabelle: Es geht schnell, ist übersichtlich und die eingetragenen Beträge werden automatisch miteinander verrechnet. Damit bieten digitale Kassenbuch-Vorlagen eine direkte Übersicht über die finanzielle Lage der Firma und ersparen aufwendige Rechnereien – in die sich immer wieder Fehler einschleichen können.

Eine Kassenbuch-Vorlage hat also für alle Selbstständigen Vorteile – egal ob sie zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet sind oder nicht. Dafür lädt man sich einfach online einen entsprechenden Vordruck herunter. Im Folgenden finden Sie eine Vorlage für Ihr Kassenbuch und darüber hinaus alle wichtigen Informationen, wie Sie sie es korrekt ausfüllen. Doch zuvor erklären wir, wen die Kassenbuchführung überhaupt betrifft.

Doch auch, wenn Sie Ihre Selbstständigkeit nur mit der einfachen Buchhaltung dokumentieren, kann es sinnvoll sein, freiwillig ein Kassenbuch zu führen. Denn im Gegensatz zu Onlinegeschäften sind Barzahlungen im Nachhinein wesentlich schwerer nachzuvollziehen, und hier die Übersicht zu wahren, ist für jeden Unternehmer von Vorteil. Mit einem Kassenbuch haben Sie Ihre aktuelle finanzielle Lage immer im Blick.

Wenn am Ende eines Geschäftsjahrs die Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht wird, ist das Kassenbuch Teil der Besteuerungsgrundlage des Unternehmens. Wie alle anderen kaufmännischen Bücher muss das Kassenbuch nach den Grundsätzen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit geführt werden. Um diese sicherzustellen, gibt es einige Pflichtangaben, die bei jedem Kassenbucheintrag vorhanden sein müssen.

Unser Kassenbuch-Vordruck im Download enthält alle Angaben, die für ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch notwendig sind. In sechs Spalten werden folgende Infos festgehalten:

1. die Belegnummer des dazugehörigen Bargeldbelegs
2. das Datum des Geschäftsvorfalls
3. die Einnahmen in Euro
4. oder die Ausgaben in Euro
5. eine Bemerkung über die Art des Geschäftsfalls
6. der (automatisch errechnete) Saldo aus allen Einnahmen und Ausgaben

Im Kopf des Kassenbuch-Vordrucks befinden sich zwei weitere Felder: eines, in dem Sie den Namen Ihrer Firma eintragen, und ein anderes, in dem der Zeitraum festgehalten wird, über den Sie den jeweilige Kassenbuch-Bogen führen. Unter die Tabelle setzen Sie dann nur noch Ihre Unterschrift.

Alle getätigten Einnahmen und Ausgaben werden chronologisch dokumentiert. Dabei gilt der Grundsatz: Vollständigkeit ist alles! Selbst der Kauf von Briefmarken – eine klassische Bargeldzahlung – gehört ins Kassenbuch. Einer der großen Vorteile des Kassenbuchs in der Excel-Version: Das Programm verrechnet die Posten direkt miteinander und gibt automatisch den aktuellen Saldo an.

So gehen Sie vor, wenn Sie den Vordruck für das Kassenbuch heruntergeladen haben:

1. Zunächst geben Sie im Kopf des Dokuments den Namen Ihrer Firma an
   
   
2. Anschließend machen Sie erste Angaben zum Zeitraum: Wollen Sie am selben Tag das Kassenbuch beginnen, notieren Sie das aktuelle Datum. Falls Sie den Kassenbuch-Bogen über mehrere Tage hinweg führen wollen (was eher in Ausnahmefällen vorkommen sollte), geben Sie das Ende des Zeitraums erst an, wenn Sie den Bogen ausdrucken. So vermeiden Sie fehlerhafte Angaben.
   
   
3. Der nächste Schritt ist, den aktuellen Kassenstand in die Tabelle zu übernehmen. Dieser wird in der ersten Reihe der Tabelle als „Vortrag“ angegeben: Hier notieren Sie das aktuelle Datum und den aktuellen Kassenstand.
   
   
4. Nun beginnen Sie, die Bargeldzahlungen des Tages (oder der Periode, über die Sie das Kassenbuch führen) chronologisch zu protokollieren: die Belegnummer des Barbelegs, das Datum des Geschäftsvorfalls und die Höhe der Einnahme oder Ausgabe in Euro. Wichtig ist, dass Sie jeden Geschäftsfall einzeln festhalten und dass die Zahlenwerte korrekt von der Excel-Tabelle ausgelesen werden können.

Wichtig noch zu beachten: Angaben dürfen in der Kassenbuchhaltung nachträglich nicht mehr geändert werden. Dies würde gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verstoßen. Sollte Ihnen dennoch einmal ein Fehler unterlaufen, muss die Änderung für Dritte kenntlich und nachvollziehbar sein sowie mit dem Änderungsdatum versehen werden – so will es der Grundsatz der Transparenz der GoBD. Daher ist es nicht ausreichend, das Kassenbuch ausschließlich digital zu führen. Um sicherzustellen, dass nachträgliche Veränderungen nachvollziehbar sind, druckt man am Tagesende das Kassenbuch aus, unterscheibt es und heftet es chronologisch ab. Damit sind alle Grundsätze der Buchführung gewahrt.

Im IONOS Digital Guide finden Sie weitere Details zum Kassenbuch und wie Sie es richtig führen.