Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen

Die jährliche Einnahmenüberschussrechnung benötigt das Finanzamt – neben der üblichen Steuererklärung –, um den zu versteuernden Gewinnbetrag eines Unternehmens festzustellen. Der amtliche Vordruck einer EÜR ist auf zahlreichen Internetportalen oder bei den zuständigen Behörden und auf deren Internetportalen verfügbar, wie z. B. auf ELSTER. Die EÜR ist jedoch nicht einfach bloß ein Rechenverfahren, mit dem Sie Ihren Gewinn ermitteln. Sie liefert auch eine grobe, bereichsübergreifende Auflistung Ihrer einzelnen Ein- und Ausgaben innerhalb eines Wirtschaftsjahres. So können Sie ganz genau Schwachstellen Ihres Unternehmens lokalisieren und herausfinden, in welchen Bereichen die Kosten höher sind als im Vorjahr.

Die EÜR dient aber vor allem dem Zweck, die Gewinnermittlung für kleinere Betriebe und Selbstständige zu erleichtern. Je geringer die Umsätze sind, desto weniger ergibt sich die Notwendigkeit einer komplexen Buchhaltung nach den Prinzipien der doppelten Buchführung. Als Kleinunternehmer wäre es für Sie zu umständlich, wenn Sie eine Liste mit allen betrieblichen Einzelheiten und Verbindlichkeiten erstellen müssten. Der Aufwand wäre am Ende viel größer, als dass es sich für den Geschäftsumfang lohnen würde. Der Sinn der EÜR liegt demnach in der Vereinfachung – sowohl für Sie als auch für das Finanzamt.

Nicht jeder darf eine Einnahmenüberschussrechnung dem Finanzamt vorlegen. Die EÜR dürfen nur diejenigen anwenden, die nach § 141 der Abgabenordnung (AO) nicht zur Buchführung verpflichtet sind. Dazu gehören Selbstständige und Gewerbetreibende, die einen Jahresumsatz von bis zu 600.000 Euro oder einen Jahresgewinn von bis zu 60.000 Euro erzielen.

Wichtig zu wissen: Als Kleinunternehmer laut § 19 UStG mit bis zu 22.000 Euro Einnahmen im Jahr waren Sie bisher nicht dazu verpflichtet, den vom Finanzamt vorgeschriebenen EÜR-Vordruck auszufüllen – eine formlose Aufstellung Ihrer Betriebseinnahmen und -ausgaben (siehe unten) genügte. Für Veranlagungszeiträume ab dem 1. Januar 2017 müssen jedoch auch Kleinunternehmer die Vordrucke verwenden und online ans Finanzamt übermitteln. Eine formlose EÜR ist dann nicht mehr möglich, eine Abgabe auf Papier nur in Härtefällen.

Ein wichtiger Grundsatz vorweg: Beachten Sie das Zu- und Abflussprinzip! Bei der Einnahmenüberschussrechnung wird nur der tatsächliche Geldfluss zur Gewinnermittlung erfasst. Es geht also darum, welche Beträge während des Steuerjahrs eingegangen oder abgeflossen sind. Anschließend ziehen Sie die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen ab. Ist die Differenz positiv, haben Sie einen Gewinn erzielt.

Wichtig dabei: Bei der EÜR zählt das Datum des Zahlungseingangs bzw. -ausgangs. Wenn Sie z. B. im Dezember 2016 eine Ware verkaufen, die Zahlung allerdings erst im Januar 2017 per Überweisung erhalten, zählt dieser Betrag erst für das Jahr 2017.

Es gibt allerdings zwei Ausnahmen: Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben dürfen etwa zehn Tage vor oder nach dem Jahreswechsel erfolgen und zählen schon zum neuen bzw. noch zum alten Jahr. Außerdem erfolgt bei der Kreditkartenzahlung der Abfluss schon mit der Belastung der Kreditkarte, nicht erst zum Zeitpunkt der Abbuchung vom Girokonto.

Welche Betriebseinnahmen und -ausgaben sind gemeint?

In der EÜR werden alle direkten Einnahmen und Ausgaben aufgeführt, die im betreffenden Wirtschaftsjahr für den Betrieb angefallen sind. Zu den Betriebseinnahmen gehören beispielsweise:

• Einnahmen für Leistungen (Warenkäufe, Dienstleistungen)
• Eingenommene Umsatzsteuer
• Erlöse aus dem Verkauf von Anlagevermögen
• Vom Finanzamt erstattete Vorsteuer

Zu den Betriebsausgaben zählen beispielsweise:

• Einkäufe von Waren bzw. Rohstoffen für den Betrieb
• Telefon und Internet
• Löhne und Gehälter für das Personal
• Werbekosten
• Gezahlte Vor- und Umsatzsteuer

Kleinunternehmer mit einem Jahresumsatz von bis zu 22.000 Euro konnten für Veranlagungszeiträume bis einschließlich 2016 ihre EÜR noch selbst erstellen und sich beispielsweise an folgendem Muster orientieren:

Geben Sie zunächst Ihre persönlichen Daten an (Zeilen 1 bis 10)

In die ersten Felder tragen Sie zunächst Ihre allgemeinen Daten ein. Dazu gehören u. a. Name, Steuernummer, unter der der Betrieb geführt wird, Art des Betriebs bzw. der Tätigkeit, Rechtsform des Betriebs (z. B. Einzelgewerbetreibender oder Freiberufler), Einkunftsart sowie Angaben zum Betriebsinhaber.

Gewinnermittlung: Betriebseinnahmen (Zeilen 11 bis 22)

Nun beginnen Sie mit der eigentlichen Gewinnermittlung. Hier tragen Sie zunächst ein, welche Betriebseinnahmen Sie im Wirtschaftsjahr erzielt haben. Diese sind in umsatzsteuerpflichtige und umsatzsteuerfreie Einnahmen unterteilt. Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer nach §19 UStG tragen ihre Betriebseinnahmen in Zeile 11 ein (ohne die Beträge aus Zeilen 17 bis 21). Sofern Sie umsatzsteuerpflichtig sind, geben Sie Ihre Betriebseinnahmen ohne Umsatzsteuer in netto an. Außerdem kommen noch weitere Einnahmen hinzu, z. B. die „vereinnahmte“ (von Kunden erhaltene) und die vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer, private Kfz-Nutzung oder Verkaufserlöse aus dem Anlagevermögen. Die Gesamtsumme aller Betriebseinnahmen wird bei einem elektronischen Formular (ELSTERFormular) errechnet.

Gewinnermittlung: Betriebsausgaben (Zeilen 23 bis 65)

Nun folgen die Betriebsausgaben. In der Regel werden alle Aufwendungen bzw. Ausgaben in Nettobeträgen angegeben. Kleinunternehmer, die den Vorsteuerabzug nicht beim Finanzamt geltend machen können, müssen hier den Bruttobetrag inklusive Mehrwertsteuer angeben. Zu den Betriebsausgaben gehören u. a. die Kosten für eingekaufte Waren, Rohstoffe und Hilfsstoffe, bezogene Fremdleistungen sowie die Ausgaben für das eigene Personal (Gehälter, Löhne und Versicherungsbeiträge).

Ab Zeile 28 finden Sie den Bereich „Absetzung für Abnutzungen (AfA)“. Er dient zur Erfassung von Abschreibungen, d. h. Wertminderungen von Vermögensgegenständen im Laufe ihrer Nutzungsdauer (z. B. die Nutzung von Maschinen), aber auch Sonderabschreibungen, Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter usw. In diesem Abschnitt tragen Sie also die im Geschäftsjahr abzugsfähigen Abschreibungsbeträge für die jeweiligen Anlagegüter ein.

Ab Zeile 40 tragen Sie noch weitere unbeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben ein, beispielsweise Kosten für Telefon und Internet, Miete, Werbekosten, Fortbildungskosten etc. Im Abschnitt „Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben und Gewerbesteuer“ können Sie in Zeile 53 unter Anderem die Ausgaben für „Geschenke“ (Kundengeschenke) und Bewirtungsaufwendungen angeben. Achten Sie darauf, dass der Geschenkbetrag pro Person eine Höhe von 35 Euro nicht übersteigt. Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichen Anlässen (Restaurantbesuche etc.) sind zu 70 Prozent abziehbar. Zum Schluss tragen Sie noch die Angaben zu Kfz- und anderen Fahrt- und Reisekosten und in Zeile 65 des Papierformulars die Gesamtsumme aller Betriebsausgaben ein. Im elektronischen Formular wird diese Summe automatisch errechnet.

Während die Bilanzierung deutlich komplexer bei der Rechnung ist, da alle Geschäftsvorgänge zweifach auf mindestens zwei Konten erfasst werden müssen (doppelte Buchführung), werden bei der Einnahmenüberschussrechnung nur die Betriebseinnahmen und -ausgaben eines Kontos erfasst und gegenübergestellt (Zu- und Abflussprinzip).

Für die EÜR ergeben sich dadurch – im Gegensatz zur Bilanzrechnung (doppelten Buchführung) – diese Vorteile:

• Sie ist wesentlich schneller und leichter zu erstellen
• Keine Buchführung mit allen betrieblichen Einzelheiten (Außenstände und Verbindlichkeiten) notwendig
• Geringerer Aufwand: keine regelmäßigen Inventuren nötig

Beachten Sie bitte folgende Änderung ab dem Veranlagungszeitraum 2017: Alle Unternehmer, die ihren Gewinn gemäß § 4 Abs. 3 EStG errechnen, müssen den amtlichen Vordruck verwenden! Bis 2016 war es noch möglich, bei einem Jahresgewinn unter 17.500 Euro die EÜR ohne amtlichen Vordruck selbst zu erstellen.